Gegevensbeschermingsbeleid

Laatste update: 21/06/2019

1. Inleiding

Informatie over Declerck Autogroep.
Declerck Autogroep (hierna ‘Declerck Autogroep’, ‘wij’ of ‘ons’ genoemd) is de commerciële benaming voor de bedrijvengroep Declerck E. N.V. enerzijds en Declerck E. Rent B.V.B.A. anderzijds.
Declerck Autogroep levert diensten en producten op het gebied van mobiliteit. Onze klanten zijn particuliere en zakelijke klanten. Wij verwerken persoonsgegevens voor het leveren van een voertuig, voor het uitvoeren van een leaseovereenkomst met u of uw werkgever, voor het onderhouden van een voertuig, voor het herstellen en afwikkelen van schade, vervangend vervoer enz.
In het kader van haar activiteiten en diensten verwerkt Declerck Autogroep onder andere persoonsgegevens van haar klanten en werknemers van haar klanten (bestuurders). Wat deze verwerkingsactiviteiten betreft, handelt Declerck Autogroep als ‘verwerkingsverantwoordelijke’ en is ze verantwoordelijk voor de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze hoedanigheid streeft Declerck Autogroep ernaar de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving na te leven, zoals, vanaf 25 mei 2018, de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 (de ‘Verordening’ of de ‘GDPR’) en alle toepasselijke nationale wetten ter uitvoering van EU-richtlijn 95/46 in verband met de verwerking van persoonsgegevens of die de GDPR verder aanvullen.


Uw privacy is belangrijk voor ons.
Declerck Autogroep streeft ernaar een betrouwbare partner te zijn en wil daarom uw persoonsgegevens of de persoonsgegevens van uw werknemers respecteren en beschermen.
Dit Gegevensbeschermingsbeleid heeft tot doel uit te leggen hoe we uw persoonsgegevens verzamelen, opslaan, gebruiken en verstrekken telkens als u gebruik maakt van onze producten en diensten, onze websites of anderszins met ons in interactie treedt. Dit Gegevensbeschermingsbeleid somt daarnaast uw rechten op en legt uit hoe u deze rechten kunt uitoefenen.
Lees dit Gegevensbeschermingsbeleid aandachtig zodat onze verwerking van uw persoonsgegevens zo transparant mogelijk is.
Vergewis u er ook van dat uw werknemers behoorlijk worden ingelicht over de verwerking van hun persoonsgegevens door Declerck Autogroep, en dat waar nodig hun toestemming wordt verkregen met de gegevensverwerking, zoals die in dit Gegevensbeschermingsbeleid wordt beschreven.

Welke principes staan centraal in de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken?

– Transparantie en behoorlijkheid: Wanneer wij uw persoonsgegevens verzamelen en verwerken, lichten wij u in over wie deze gegevens verzamelt en ontvangt, en waarom.
– Rechtmatigheid: Declerck Autogroep verzamelt of verwerkt persoonsgegevens niet zonder rechtmatige grond. Wanneer dat wettelijk vereist is, vragen wij steeds uw voorafgaande toestemming.
– Finaliteit: Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor pertinente zakelijke doeleinden (bv. om diensten te verlenen, om de relaties met klanten te beheren, om de wagenparken van klanten te beheren, om nauwkeurig te factureren, om de klanten beter van dienst te zijn, om tevredenheidsenquêtes uit te voeren, en onze wettelijke verplichtingen na te komen). Wij gebruiken uw persoonsgegevens nooit voor doeleinden die niet verenigbaar zijn met de doeleinden die in dit Gegevensbeschermingsbeleid vermeld staan of elders aan u worden meegedeeld.
– Noodzakelijkheid en evenredigheid: Wij verzamelen alleen de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor gegevensverwerking, zoals uitgelegd in dit Gegevensbeschermingsbeleid. Wij verzamelen gevoelige gegevens alleen wanneer dit relevant is. Wij nemen alle redelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens juist, volledig en geactualiseerd zijn. Wij verstrekken uw gegevens alleen aan dienstenpartners en -verleners voor zover dat nodig is om onze diensten te verlenen of de wettelijke verplichtingen na te komen.
Deze principes worden verder uiteengezet in verschillende punten hieronder.

2. Op welke activiteiten heeft het verzamelen van gegevens betrekking?

Dit Beleid is van toepassing op alle gegevensbronnen die Declerck Autogroep verzamelt en verwerkt in de context van zijn verschillende zakelijke activiteiten zoals zakelijke en privéverhuur van wagens, wagenparkbeheer, mobiliteitsoplossingen, verkoop van wagens, gebruik van onze websites enz.

3. Van wie verwerken wij de persoonsgegevens?

Wij kunnen uw persoonsgegevens verzamelen en verwerken als u tot een van de volgende categorieën behoort:
– klanten (zakelijk of particulier);
– werknemers van klanten of andere personen die van klanten de toestemming krijgen om gebruik te maken van een overeenkomst tussen de klant en Declerck Autogroep (nl. de bestuurders van de voertuigen);
– contactpersonen van klanten;
– wagenparkbeheerders;
– prospecten;
– opkopers van tweedehandswagens;
– borgstellers;
– bezoekers/gebruikers van een website;
– bestuurders van het bedrijf;
– aandeelhouders;
– enz.

4. Hoe verzamelen wij uw persoonsgegevens?

Declerck Autogroep kan uw persoonsgegevens op verscheidene manieren verzamelen:

– Wij verzamelen uw persoonsgegevens rechtstreeks van u tijdens onze interactie met u (bv. wanneer u contact opneemt met Declerck Autogroep, kan Declerck Autogroep die correspondentie bewaren), wanneer u een onlineformulier invult (aanvraagformulier, bestelbon, aangifteformulier van een ongeval enz.), via mailverkeer, enz.
– Wij kunnen details opslaan van uw bezoeken aan onze website met inbegrip van, maar niet beperkt tot, gegevens over dataverkeer, locatiegegevens, weblogs en andere communicatiegegevens, en de hulpbronnen die u aanspreekt.
– Wij kunnen ook gegevens verzamelen over uw computer of apparaat, zoals het IP-adres, besturingssysteem of browsertype. Deze gegevens worden verzameld voor het goede beheer en de goede werking van onze websites. Om deze gegevens te verzamelen maken we gebruik van cookies.
– Wij kunnen ook persoonsgegevens ontvangen van uw werkgever met wie Declerck Autogroep een overeenkomst heeft afgesloten (contactgegevens, voertuigcategorie enz.).
– Wij kunnen onrechtstreeks persoonsgegevens over u ontvangen van onze leveranciers die diensten verlenen bij de uitvoering van om het even welke overeenkomst (bv. leverancier van tankkaarten enz.)
– Wij kunnen uw persoonsgegevens ontvangen van autoriteiten (bv. boetes).

5. Welke soort persoonsgegevens verzamelen wij?

Wij verzamelen de volgende soorten persoonsgegevens:
– identificatie- en contactgegevens, zoals uw naam, familienaam, adres, telefoon/gsm-nummer of e-mailadres;
– professionele gegevens, zoals uw functietitel, afdeling of contactgegevens op het werk;
– financiële of kredietgegevens, zoals uw datum van kredietacceptatie of contractgegevens, uw bankrekening, leningen, enz.;
– persoonlijke eigenschappen, zoals geslacht, geboortedatum, nationaliteit, talen, burgerlijke staat enz.;
– bestuurdersgegevens, zoals het nummer en/of een kopie van het rijbewijs, of de werknemerscode van de bestuurder;
– gegevens over de bediening en het gebruik van het voertuig, zoals gegevens over het voertuig (bv. nummerplaat, datum van het laatste onderhoud enz.) en zijn gebruik (bv. brandstofverbruik);
– gegevens over het gedrag van de bestuurder, zoals heffingen met betrekking tot het gebruik van de wagen (parkeertickets, …), historiek van beschadigingen.
We kunnen eveneens in bepaalde gevallen gevoelige gegevens verwerken. Voor deze gegevens wordt verwezen naar punt 12.

6. Cookies en andere trackingtools

Om u een betere ervaring te bezorgen wanneer u onze websites bezoekt, verzamelen wij bepaalde informatie automatisch met behulp van technologieën zoals cookies, pixel tags, browseranalysetools, servertools en webbeacons (bv. Google Analytics).
Als u onze websites gebruikt, kunnen wij gegevens verzamelen over de browser die u gebruikt en over uw surfgedrag.

7. Voor welke doeleinden gebruiken wij uw persoonsgegevens?

Declerck Autogroep verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende eventuele doeleinden en alle andere doeleinden die daarmee verenigbaar zijn:
– Voor klantenscreening, kredietbeoordelingen en “Know Your Customer”-procedures: klantwaarderingen verwerken en uitvoeren alvorens een overeenkomst aan te gaan of vóór de verkoop van een tweedehandsvoertuig.
– Om de wettelijke verplichtingen na te komen en de belangen en activa van Declerck Autogroep te beschermen: we gebruiken persoonsgegevens om rechtmatige vragen van toezichthoudende overheden en belastingsautoriteiten te beantwoorden, om witwassen van geld te detecteren en voorkomen, voor grondig onderzoek van de tegenpartij enz.
– Om klantenaccounts te creëren en te beheren.
– Om met u te communiceren: u kunt op verschillende manieren contact met ons opnemen (via onze website, telefonisch, via e-mail …) om ons vragen te stellen, informatie te vragen, opmerkingen te geven enz. Wij gebruiken uw persoonsgegevens om met u te communiceren en uw vragen te beantwoorden.
– Om u de voertuig- en mobiliteitsdiensten te verstrekken die in de overeenkomst inbegrepen zijn:
          – bestelling van het voertuig,
          – levering van het voertuig,
          – herstelling, onderhoud en banden,
          – verzekering van het voertuig,
          – beheer en reparatie bij ongeval,
          – beheer van tankkaarten,
          – pechverhelping,
          – vervangwagen,
          – beheer van teruggave van het voertuig (ophaling van het voertuig, …).
– Om aan klanten te rapporteren over hun wagenpark, met name over het gebruik van de voertuigen (brandstofverbruik, schadeverleden …).
– Voor facturatie en boekhouding (facturatie, inning van betalingen enz.).
– Om geschillen te beheren (inning van onbetaalde bedragen, advocatendossiers …)
– Om verkeersboetes, verkeersovertredingen en retributies, belastingen en administratieve sancties m.b.t. de gebruik van het voertuig te beheren.
– Om zakelijke archieven bij te houden voor wettelijke, administratieve en auditdoeleinden. Wij gebruiken gegevens ook om wettelijke, verzekerings- en verwerkingsverplichtingen na te komen.
– Voor toegangs- en veiligheidsbeheer van de gebouwen en activa van Declerck Autogroep.
– Voor de verkoop van voertuigen.
– Voor marketingdoeleinden: wij kunnen uw gegevens gebruiken om contact met u op te nemen, over nieuwe aanbiedingen of diensten en bijzondere aanbiedingen waarvan wij denken dat u ze waardevol vindt, of om u marketingberichten of nieuwsbrieven te sturen. Wij kunnen uw klantenprofiel en voorkeuren analyseren en marketingcampagnes over meerdere kanalen voeren via geautomatiseerde tools, contact met u opnemen via sms, e-mail of u brochures sturen.
– Voor tevredenheidsenquêtes bij klanten/bestuurders op grond van doelgerichte marketingtools en analyses kunnen wij u kwalitatieve enquêtes sturen voor onze producten en diensten.
– Voor websites, cookies & nieuwsbrieven: wij kunnen gegevens verzamelen via cookies om onze knowhow te vergroten en uw surfervaring merkbaar te verbeteren door uw voorkeuren en parameters op te slaan om u tijd te besparen (zoals taalvoorkeuren), het inloggen te vergemakkelijken, fraude tegen te gaan en de prestaties van onze websites en diensten te analyseren.
Deze gegevens helpen ons onze websites te verbeteren en beter te begrijpen naar welke producten en diensten uw voorkeur zou uitgaan.
Daarnaast gebruiken we cookies voor internetanalyses om de activiteit van de websites te meten en na te gaan welke zones van de websites het vaakst worden bezocht.

8. Op welke grond verwerken wij uw persoonsgegevens?

Declerck Autogroep verwerkt uw persoonsgegevens desgevallend op de volgende rechtmatige gronden:
– de uitvoering of voorbereiding van uw overeenkomst met Declerck Autogroep;
– uw voorafgaande en geïnformeerde toestemming, indien nodig;
– het nakomen van onze wettelijke verplichtingen, zoals onder de antiwitwaswetgeving, artikel 67 ter van de wet van 16 maart 1968 betreffende de politie over het wegverkeer enz.;
– de rechtmatige belangen van Declerck Autogroep of een derde, voor zover deze belangen de overhand hebben over uw belangen en fundamentele rechten en vrijheden, zoals, desgevallend, om witwassen van geld te detecteren en voorkomen, voor grondig onderzoek van de tegenpartij, om u nuttige informatie te verschaffen enz.

9. Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

Om onze diensten aan te bieden moeten wij af en toe partners of verwerkers inschakelen voor de hierboven beschreven doeleinden. Wij beperken het verstrekken van uw persoonsgegevens tot de volgende categorieën van ontvangers:
– interne bedrijfsafdelingen zoals verkoop, klantenzorg/kwaliteit, marketing, IT-services, ondersteuning en onderhoud, boekhouding;
– onze klant (desgevallend uw werkgever);
– onze dienstverleners zoals: verleners van IT-services, derden die instaan voor montage, onderhoud, mechanische reparaties, bandenwissels, schade-expertise, herstelling van schade, bijstand enz.;
– overheden wanneer dat wettelijk verplicht is, zoals in een antwoord op een dagvaarding, met inbegrip van ordehandhavingsdiensten en rechtbanken, verzoeken van belastingdiensten enz.;
– wanneer nodig om de verkoop of overdracht van bedrijfsactiva uit te voeren, in verband met faillissementsprocedures, om onze rechten af te dwingen, onze eigendom te beschermen of de rechten, eigendom of veiligheid van anderen te beschermen of indien nodig externe audits, compliance en bedrijfsbeheerfuncties te ondersteunen.
Wij begrijpen dat u niet wilt dat wij uw persoonsgegevens zonder uw toestemming rechtstreeks verstrekken aan derden voor hun eigen marketingdoeleinden.

Opgelet: wij kunnen ook persoonsgegevens over u gebruiken en verstrekken die niet persoonlijk identificeerbaar zijn, d.w.z. gegevens in geaggregeerde vorm die u niet langer identificeren.

10. Hoe worden uw persoonsgegevens opgeslagen en doorgegeven?

Declerck Autogroep streeft ernaar ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens:
– worden beschermd tegen onopzettelijke of opzettelijke vernietiging / verlies;
– naar behoren worden gebruikt en
– niet toegankelijk zijn voor onbevoegden.
Alle informatie die u ons verschaft, wordt opgeslagen op onze beveiligde servers. Uw persoonsgegevens worden opgeslagen in onze databases of in de database van onze dienstverleners.
Als persoonsgegevens naar een ontvanger in het buitenland verzonden worden, gebeurt dit enkel op uitdrukkelijke vraag van u of uw werkgever.


11. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens doorgaans zo lang als nodig voor de doeleinden beschreven in punt 7 van dit Gegevensbeschermingsbeleid, of overeenkomstig de relevante geldende wetten.
Wij bewaren uw persoonsgegevens bijvoorbeeld zolang als nodig is met betrekking tot uw zakenrelatie met Declerck Autogroep en, desgevallend, de beëindiging ervan, of zolang het nodig is om de wettelijke verplichtingen van Declerck Autogroep na te komen.
In geval van een geschil, kunnen wij uw persoonsgegevens bewaren tot volledige afhandeling van het geschil. Vervolgens zullen wij ze wissen of archiveren volgens de toepasselijke wetgeving.

12. Gevoelige gegevens:

Declerck Autogroep is soms verplicht om gevoelige gegevens te verwerken, voornamelijk met betrekking tot gerechtelijke informatie, zoals boetes, PV’s m.b.t. verkeersovertredingen en strafrechtelijke gegevens in verband met schadegevallen, dagvaardingen, enz.

Declerck Autogroep verwerkt deze persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:
– Voor het beheer van schadegevallen en van haar contentieux (bvb. terugvordering van bedragen met betrekking tot verkeersongevallen die tijdens de huurperiode zouden zijn ontstaan, …)
Indien nodig kunnen deze gegevens worden overgedragen aan de klant (werkgever), de verzekeraars en makelaars die bij het beheer van het schadegeval zijn betrokken, aan de professionele deskundigen die door ons of door hen zijn belast (advocaten, gerechtelijke deskundigen die belast zijn met het dossier), aan de eventuele onderaannemers die betrokken zijn bij het beheer van claims en schadegevallen, evenals indien nodig aan de autoriteiten en rechtbanken.
– Om verkeersboetes en administratieve sancties te beheren, evenals alle overtredingen gerelateerd aan het gebruik van het gehuurde voertuig, door:
– informatie te verwerken betreffende de verkeersboetes, de administratieve sancties en de verkeersovertredingen, met betrekking tot het gebruik van het voertuig zoals de plaats, de datum en het tijdstip van de inbreuk, de inbreuk, het te betalen bedrag; en
– persoonsgegevens door te geven aan de bevoegde autoriteiten om de identificatie mogelijk te maken (bvb. via de site www.verkeersboetes.be of via fax/e-mail); en
– gegevens betreffende de boete of de administratieve sanctie door te geven aan de klant (vaak de werkgever van de bestuurder) om het beheer en de facturatie van de boete of de sanctie mogelijk te maken.

13. Hoe garanderen wij de veiligheid en integriteit van uw persoonlijke gegevens?

Wij beschermen uw gegevens door middel van technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen tegen onbedoelde of onwettige vernietiging, onbedoeld verlies of wijziging, onbevoegde openbaarmaking of toegang, en tegen enige andere vorm van onwettige verwerking.
Wanneer we gegevensverwerking uitbesteden, leggen we contractuele verplichtingen op om uw informatie te beschermen.

14. Hoe kunt u uw voorkeuren voor het gebruik van uw persoonsgegevens controleren en uiten?

U kunt een aantal rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens uitoefenen tegenover Declerck Autogroep, voor zover u deze rechten daadwerkelijk hebt volgens de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving, zoals de GDPR.
Om de rechten uit te oefenen die in dit punt worden uiteengezet, kunt u te allen tijde contact opnemen met de correspondent voor gegevensbescherming van Declerck Autogroep (zie punt 15) die uw verzoek zal behandelen.

Verzet. U hebt het recht zich op elk ogenblik te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op grond van een rechtmatig belang van Declerck Autogroep, bijvoorbeeld wanneer ze worden gebruikt voor (direct-)marketingdoeleinden, voor profilering om u gerichte reclame te sturen of om uw gegevens te delen met derden of andere entiteiten binnen Declerck Autogroep.
Intrekking. Indien u eerder toestemming hebt verleend voor de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u deze toestemming op elk ogenblik intrekken. Dit doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking op grond van de toestemming vóór de intrekking ervan.
Inzage. U kunt inzage vragen in of een kopie vragen van de persoonsgegevens die we over u bewaren. U kunt ook informatie vragen over de doeleinden van de verwerking, de gegevenscategorieën, de categorieën van ontvangers, de bewaringstermijnen enz.
Overdraagbaarheid. U kunt het recht hebben een kopie te krijgen van alle persoonsgegevens die wij over u bewaren in een compatibel formaat om u in staat te stellen uw recht op gegevensoverdraagbaarheid uit te oefenen.
Beperking. U hebt in de volgende gevallen het recht een beperking te vragen van de verwerking van uw persoonsgegevens:
– gedurende een periode om Declerck Autogroep in staat te stellen de juistheid van uw persoonsgegevens te controleren indien u de juistheid van uw persoonsgegevens betwist;
– indien de verwerking onwettig is en u het gebruik van uw persoonsgegevens wenst te beperken in plaats van ze te laten wissen;
– indien u wilt dat Declerck Autogroep uw persoonsgegevens bewaart omdat u dat nodig hebt voor uw verdediging in het kader van juridische eisen;
– indien u zich hebt verzet tegen de verwerking maar Declerck Autogroep moet controleren of ze rechtmatige gronden heeft voor deze verwerking die voorrang kunnen hebben op uw eigen rechten.
Rectificatie. U kunt ook het recht hebben onjuiste persoonsgegevens te corrigeren en onvolledige persoonsgegevens aan te vullen.
Verwijdering. U kunt in de volgende gevallen het recht hebben te vragen dat uw persoonsgegevens worden gewist:
– indien uw persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor het doel van de dataverwerking;
– indien u uw toestemming hebt ingetrokken en er geen wettige grond is voor de verwerking;
– indien u zich hebt verzet tegen de verwerking van de gegevens en er geen overheersende rechtmatige grond voor Declerck Autogroep is;
– indien de persoonsgegevens onwettig zijn verwerkt;
– indien de persoonsgegevens moeten worden gewist om een wettelijke verplichting na te komen die van toepassing is op Declerck Autogroep.
In geval van verwijdering, nemen wij verantwoorde stappen om andere entiteiten van Declerck Autogroep die bij de dataverwerking betrokken kunnen zijn, van deze verwijdering op de hoogte te stellen.
Klacht. U hebt ook het recht klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende overheid, indien u bezorgd bent over de voorwaarden voor de verwerking van uw persoonsgegevens door Declerck Autogroep (de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, commission@privacycommission.be, www.privacycommission.be).

15. Met wie moet u contact opnemen indien u vragen hebt of bezorgd bent over de verwerking van uw persoonsgegevens?

Declerck Autogroep heeft een correspondent voor gegevensbescherming aangeduid in haar organisatie.
De correspondent voor gegevensbescherming, treedt op als eerste contactpersoon voor vragen van klanten over de bescherming van persoonsgegevens of voor de uitoefening van zijn rechten. Bijgevolg moeten alle vragen, klachten of opmerkingen over dit Gegevensbeschermingsbeleid of onze praktijken op het vlak van gegevensverwerking per e-mail worden verzonden naar het volgende e- mailadres info@declerckgent.be
Om twijfel te vermijden: deze persoon heeft niet de hoedanigheid van een functionaris voor gegevensbescherming volgens de betekenis van de GDPR.
De functionaris voor gegevensbescherming van Declerck Autogroep zal vervolgens optreden als escalatieniveau voor problemen betreffende de (vermeende) niet-naleving van de Verordening en/of de toepasselijke gegevensbeschermingswetten.

16. Wat gebeurt er wanneer we dit Gegevensbeschermingsbeleid wijzigen?

Ons Gegevensbeschermingsbeleid kan af en toe wijzigen om veranderingen te weerspiegelen in de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken. Wij moedigen u aan onze websites af en toe te raadplegen om over de meest recente versie van ons Gegevensbeschermingsbeleid te beschikken. Wij brengen u op de hoogte van belangrijke wijzigingen zoals wettelijk vereist.
U kunt de datum van de laatste herziening van dit Gegevensbeschermingsbeleid controleren aan het begin van dit document.
***